The official PASS Blog is where you’ll find the latest blog posts from PASS community members and the PASS Board. Contributors share their thoughts and discuss a wide variety of topics spanning PASS and the data community.

2019 PASS Bylaw Updates

**Spanish and Portuguese translations available below**

As mentioned in Grant’s recent blog post, one of the key areas of discussion that came out of the February Board meeting was the topic of PASS Bylaws.

Before I dive into the details here, I have one ask. Bylaws are intricate and complicated. If you have questions, or don’t understand a change, please ask! We have prepared a summary table of the Bylaw updates as a reference to guide you through these changes and their impact to the community.

Over recent years, the PASS Board has recognized the need to gain a variety of experience and expertise on the Board to support our growth as an organization. This isn’t a new challenge. This is something that has been addressed over the years by way of Board Advisors (a non-voting, and less influential role on the Board) and through targeted recruitment prior to Board elections. The result of these efforts is not delivering what the organization needs. We need a way to approach this to support the overall health of our organization. 

During the drafting stages of updating the Bylaws, we reached out to a select group of community leaders for their initial feedback. We used this to inform our process and starting today, we are kicking off a 30-day review period (ending June 1).

The Board identified the need for some Bylaw changes to increase flexibility in gaining needed expertise and experience on the Board in alignment to the organizational strategy. Under our current Bylaw framework, there is very little flexibility to fill expertise gaps that exist within the PASS Board of Directors, whatever those gaps may be. When a gap is identified, the Board relies solely on the annual election process to fill these gaps for voting seats on the Board.

This is wholly reliant on candidates with the required qualities running for a seat on the Board. Over the past few years, the Board has expanded their focus on recruitment, but even with these increased efforts, we still have gaps that need to be filled. The Board has also recognized that within the PASS membership, not enough people are running for a seat on the PASS Board.

To make this a more agile and proactive process, the Board has proposed the following updates to the Bylaws:

  • Allow for Director-at-Large seats to be appointed based on identified gaps.
    • Appointed Directors will have full voting rights.
    • To ensure continued community representation and perspective, we’ve safeguarded a minimum number of community elected seats, and we’ve also expanded the role of the NomCom to include evaluating potential appointments to allow for transparency and accountability to the community.
  • Removed regional seats. While it may sound counter intuitive, there are two important reasons why removing these seats actually makes sense. Firstly, we’ve heard from the community that, while these seats were originally intended to ensure that we would get varied candidates for elections and enhance regional representation, they are actually discouraging people from running when a seat from their region isn’t available. Secondly, as we look at scenarios where fewer than three seats are up for election, the inclusion of the regional seats means we would actively be preventing candidates from two of our four regions from putting themselves forward. What we’ve found in the past few years is that these seats are discouraging candidates from the regions which don’t have a seat up that year. With the proposed changes here, all seats up for election will now be open so candidates from any region can run for all seats.
  • Reintroduce two additional vendor seats. When PASS was founded, and for the first 15+ years, we had four vendor seats. These were the same two Microsoft still holds, and two that were held by our other founding partner CA Technologies. These seats give us a valuable way to connect into large organizations and gain an inside understanding of where the industry is going, and what our members will need. We are aiming to bring back our additional vendor seats, to help us to best serve the PASS community. The ‘two company rule’ in our Bylaws will continue to ensure that there is never more than two individuals from any one company on our Board, no matter what seat they are in.
  • Additional proposed amendments have been made to keep the Bylaws current and, where necessary, take the changes above into account. For details of all changes check out our Bylaw update table or review the full version of the Bylaws - Blackline and Approved.

As the PASS community and data industry continue to evolve at such a rapid pace, it’s essential that our organization gains the right perspectives and takes the right steps to fully support our members and the organization as a whole.

All of the updates to the Bylaws have been amended with this goal in mind; ensuring that we can keep up with these changes and provide a balanced and reflective Board representation for the entire community.

Please use this 30-day review period as an opportunity to thoroughly review the Bylaws and accompanying summary links below, and share your feedback. We will also be hosting two town hall sessions on May 16 at 8:00 am and 4:00 pm PDT, where community members will be welcome to ask Board members questions and share their insights directly.

We want to hear your perspective, and as I said above, please ask questions. Email us at governance@pass.org; all feedback received will be considered by the Board prior to adopting the proposed changes:

 

Bylaw Update Summary

Bylaws Updates – Approved

Bylaws Updates – Blackline

 

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Como se mencionó en la publicación reciente del blog de Grant, una de las áreas clave de discusión que surgió de la reunión de la Junta de febrero fue el tema de los Estatutos de PASS.

Antes de profundizar en los detalles aquí, tengo una sugerencia. Los estatutos son intrincados y complicados. ¡Si tiene preguntas o no entiende un cambio, pregunte! Hemos preparado una tabla que refleja el resumen de las actualizaciones a los Estatutos como una guía de referencia en cuanto a los cambios y el impacto que tendrán en nuestra comunidad.

En los últimos años, el Consejo de PASS ha reconocido la necesidad de obtener una variedad de experiencia y conocimientos en el Consejo para apoyar nuestro crecimiento como organización. Este no es un nuevo desafío. Esto es algo que se ha abordado a lo largo de los años a través de los Asesores de la Junta (una función sin derecho a voto y menos influyente en la Junta) y mediante el reclutamiento específico antes de las elecciones de la Junta. El resultado de estos esfuerzos no está entregando lo que la organización necesita. Necesitamos una forma de abordar esto para apoyar la salud general de nuestra organización.

Durante la etapa de redacción de las actualizaciones del Estatuto, hemos contactado a un grupo selecto de líderes de la comunidad para su retroalimentación inicial. Hemos usado esto para informar de nuestro proceso y, a partir de hoy, estamos iniciando un período de revisión de 30 días (que finaliza el 1 de junio).

La Junta identificó la necesidad de algunos cambios en los Estatutos para aumentar la flexibilidad para obtener los conocimientos y la experiencia necesarias en la Junta, alineado con la estrategia de la organización. Bajo nuestro Estatuto actual, hay muy poca flexibilidad para llenar las brechas de experiencia que existen dentro de la Junta de Directores de PASS, cualquiera que sea esa brecha. Cuando se identifica una brecha, la dirección depende exclusivamente del proceso de elección anual para llenar estas brechas para los puestos con derecho a voto en el Consejo.

Esto depende totalmente de los candidatos con las cualidades requeridas para un puesto en la Junta. En los últimos años, la Junta ha ampliado su enfoque en el reclutamiento, pero mismo con estos mayores esfuerzos, tenemos brechas que deben ser cubiertas. La Junta también ha reconocido que, dentro de la membresía de PASS, no hay suficientes personas postulando para un puesto en la Junta de PASS.

Para hacer que este sea un proceso más ágil y proactivo, la Junta ha propuesto las siguientes actualizaciones a los Estatutos:

  • Permitir que los puestos de Director en General sean designados en función de las brechas identificadas.
    • Los Directores designados tendrán pleno derecho de voto.
    • Para garantizar la representación y perspectiva continua de la comunidad, hemos garantizado un número mínimo de puestos elegidos por la comunidad, y también hemos ampliado la función del NomCom para incluir citas para evaluación de potenciales y para permitir la transparencia y la rendición de cuentas a la comunidad.
  • Se eliminaron los asientos regionales. Si bien puede parecer contrario a la intuición, hay dos razones importantes por las que quitar estos asientos realmente tiene sentido. En primer lugar, hemos escuchado a la comunidad que, estos asientos originalmente tenían la intención de asegurarnos de que tuviéramos varios candidatos para las elecciones y mejorar la representación regional, en realidad están desalentando a las personas cuando no hay un asiento de su región disponible. En segundo lugar, cuando examinamos escenarios en los que hay menos de tres puestos para la elección, la inclusión de los puestos regionales significa que estaríamos impidiendo activamente que los candidatos de 2 de nuestras 4 regiones se presenten. Lo que hemos encontrado en los últimos años es que estos asientos desalientan a los candidatos de las regiones que no tienen un asiento ese año. Con los cambios propuestos aquí, todos los asientos para las elecciones ahora estarán abiertos para que los candidatos de cualquier región puedan postularse para todos los asientos
  • Reintroducir dos asientos adicionales de proveedores. Cuando se fundó PASS, y durante los primeros 15 años, tuvimos 4 puestos de proveedores. Estos fueron los mismos dos que Microsoft todavía tiene, y dos que tenía nuestro otro socio fundador, CA Technologies. Estos asientos nos brindan una manera valiosa de conectarnos con grandes organizaciones y obtener una comprensión interna de hacia dónde se dirige la industria y lo que necesitarán nuestros miembros. Nuestro objetivo es recuperar estos puestos de proveedores adicionales, para ayudarnos a servir mejor a la comunidad PASS. La "regla de las dos compañías" en nuestros Estatutos continuará asegurando que nunca haya más de dos personas de una compañía en nuestra Junta, sin importar en qué asiento se encuentren.
  • Se han realizado enmiendas adicionales propuestas para mantener los Estatutos actualizados y, cuando sea necesario, tener en cuenta los cambios anteriores. Para obtener detalles de todos los cambios, consulte nuestra tabla de actualización de Estatutos o revise la versión completa de los Estatutos – Cambios Vivibles y Aprobados.

A medida que la comunidad de PASS y la industria de datos continúan evolucionando a un ritmo tan rápido, es esencial que nuestra organización obtenga las perspectivas correctas y tome los pasos correctos para apoyar completamente a nuestros miembros y a la organización en general.

Todas las actualizaciones de los Estatutos se han modificado con este objetivo en mente; asegurando que podamos mantenernos al día con estos cambios y proporcionar una representación de la Junta equilibrada y reflexiva para toda la comunidad.

Tómese un tiempo para revisar los Estatutos y el resumen que se adjunta a continuación y compartir sus comentarios. Queremos escuchar su perspectiva, y como dije anteriormente, por favor haga preguntas. De igual forma tendremos dos reuniones abiertas el día 16 de mayo a las 8:00 am y 4:00 pm PDT (hora del Pacífico), en donde se les invitará a todos los miembros de la Comunidad PASS exponer sus percepciones de los cambios y hacer preguntas directamente a la Junta Directiva.

Envíenos un correo electrónico a governance@pass.org, todos los comentarios recibidos serán considerados por la Junta antes de adoptar los cambios propuestos:

 Tabla de actualización de Estatutos

Estatutos - Aprobados

Estatutos - Cambios Vivibles

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Conforme mencionado neste post do blog do Grant Fritchey, uma das principais áreas de discussão que surgiram na reunião de diretoria de fevereiro/2019 foi o assunto do estatuto do PASS.

Antes de me aprofundar nos detalhes, tenho algo à pedir. Estatutos são intrincados e complicados. Se você tiver dúvidas ou não entender uma mudança, por favor pergunte! Preparamos uma tabela resumida com as alterações do Estatuto como um guia de referência para estas alterações e o seu impacto para a comunidade.

Nos últimos anos, o Diretoria da PASS reconheceu a necessidade de adquirir uma variedade de experiências e especializações no Conselho de Diretores para apoiar nosso crescimento como organização. Isto não é um novo desafio. Isso é algo que tem sido tratado ao longo dos anos por meio de Conselheiros da Diretoria (um membro não votante e menos influente no Conselho) e por meio de recrutamento direcionado antes das eleições do Conselho. O resultado desses esforços não está entregando o que a organização precisa. Precisamos de uma maneira de abordar isso para apoiar a saúde geral da nossa organização.

Durante os estágios da elaboração das atualizações do estatuto, contatamos um seleto grupo de líderes da comunidade para receber um feedback inicial. Usamos isso para direcionar o nosso processo e a partir de hoje, estamos iniciando um período de revisão de 30 dias (que se encerrará em 1º de junho).

A diretoria identificou a necessidade de algumas mudanças nos estatutos para aumentar a flexibilidade na obtenção de conhecimentos e experiências necessários à diretoria, alinhado à estratégia organizacional. De acordo com o Estatuto atual, há muita pouca flexibilidade para preencher as lacunas de conhecimento existentes no Conselho de Diretores da PASS, independentemente de quais sejam essas lacunas. Quando uma lacuna é identificada, a Diretoria depende exclusivamente do processo eleitoral anual para preencher essas vagas para assentos com direito à voto no Conselho.

Isso depende totalmente de candidatos com as qualidades necessárias para concorrer à um lugar na diretoria. Nos últimos anos, o Conselho expandiu seu foco no recrutamento, mas mesmo com esses esforços, ainda temos lacunas que precisam serem preenchidas. O Conselho também reconheceu que, dentro dos membros da PASS, poucas pessoas estão concorrendo à um assento no Conselho da PASS.

Para tornar esse processo mais ágil e proativo, a Diretoria propôs as seguintes atualizações no estatuto:

  • Permitir que os cargos de Diretor em Geral sejam nomeados com base nas lacunas identificadas.
    • Diretores indicados terão direitos totais de voto
    • Para garantir a continuidade da representação e da perspectiva da comunidade, garantimos um número mínimo de assentos eleitos pela comunidade e também expandimos a função do NomCom para incluir a entrevistas de avaliação de potencial para permitir a transparência e a prestação de contas à comunidade.
  • Eliminação de assentos regionais. Embora possa parecer contra intuitivo, há duas razões importantes pelas quais a remoção desses assentos realmente faz sentido. Em primeiro lugar, ouvimos da comunidade que, embora esses assentos regionais tivessem sido originalmente planejados para garantir a obtenção de candidatos variados para as eleições e melhorar a representação regional, eles estão, na verdade, desencorajando as pessoas a concorrer quando um assento de sua região não está disponível. Em segundo lugar, quando olhamos para os cenários em que menos de três lugares estão reservados para a eleição, a inclusão dos assentos regionais significa que estaremos impedindo ativamente os candidatos de 2 das nossas 4 regiões de se posicionarem. O que descobrimos nos últimos anos é que esses assentos regionais estão desencorajando os candidatos das regiões que não têm assento naquele ano. Com as mudanças propostas aqui, todas as vagas abertas para a eleição estarão agora abertas para que candidatos de qualquer região possam concorrer a todos os assentos.
  • Reintrodução de dois assentos adicionais para fornecedores. Quando a PASS foi fundada, e nos primeiros 15 anos, tínhamos 4 assentos de fornecedores. Estes são os mesmos 2 assentos que a Microsoft ainda mantém e dois que foram de nosso outro parceiro fundador, a CA Technologies. Esses assentos nos dão uma maneira valiosa de nos conectarmos a grandes organizações e obter uma compreensão interna de para onde a indústria está indo e o quê nossos membros precisarão. Nosso objetivo é trazer de volta nossos assentos adicionais para fornecedores, para nos ajudar a servir melhor a comunidade PASS. A "regra de duas empresas" em nossos Estatutos continuará a garantir que nunca haja mais de dois indivíduos de uma empresa em nossa diretoria, independentemente do lugar em que estejam.
  • Emendas adicionais propostas foram feitas para manter o estatuto atual e, quando necessário, levar as mudanças acima em consideração. Para obter detalhes sobre todas as alterações, consulte nossa tabela de atualização ou leia uma das versões completas do Estatuto – o Rascunho com as alterações e a Aprovada.

À medida que a comunidade PASS e o setor de dados continuam a evoluir em um ritmo tão acelerado, é essencial que nossa organização obtenha as perspectivas certas e tome as medidas corretas para apoiar totalmente nossos membros e a organização como um todo.

Todas as atualizações do estatuto foram feitas com esse objetivo em mente; garantindo que possamos acompanhar essas mudanças e fornecer uma representação equilibrada e reflexiva da Diretoria para toda a comunidade.

Por favor, use este período de 30 dias de revisão como uma oportunidade para uma revisão detalhada do Estatuto e dos resumos indicados nos links abaixo e para compartilhar os seus comentários. Por favor, use este período de 30 dias de revisão como uma oportunidade para uma revisão detalhada do Estatuto e dos resumos indicados nos links abaixo e para compartilhar os seus comentários. Também estaremos realizando duas reuniões abertas ao público no dia 16 de maio, às 8h e 16h, PDT, onde os membros da comunidade poderão fazer perguntas aos membros da Diretoria e compartilhar diretamente suas ideias.

Queremos ouvir sua perspectiva e, como dito acima, por favor, faça perguntas. Envie um e-mail para governance@pass.org. Todos os comentários recebidos serão considerados pela Diretoria antes de adotar as mudanças propostas:

Estatuto - Tabela Resumida

Estatuto – Versão Aprovada

Estatuto – Versão de Rascunho

Wendy Pastrick
About the author

Wendy Pastrick joined the PASS Board in 2013, serving as a Director-at-Large over User Groups, Virtual User Groups, and Educational Content. She has worked as a Database Administrator since 2000, supporting both development and production environments. Her many years of involvement with PASS include working with the Women in Technology Virtual Group and the Chicago Suburban User Group, serving as Regional Mentor for the Midwest region, and serving on both the 2011 Election Review Committee and the 2012 PASS Summit Program Committee. Wendy has organized many highly successful PASS SQLSaturday events in Chicago and has spoken at numerous others around the country. She received PASS' highest honor, the PASSion Award, in 2010.

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